Le déménagement de bureaux est souvent très stressant. En effet, vous avez toute une tonne de paperasse à régler, vous devez faire le tri dans les affaires de l’entreprise, préparer vos nouveaux locaux, suspendre momentanément vos activités ou encore prospecter auprès de sociétés de déménagent. Bref, déménager vos bureaux ne sera pas une partie de plaisir.
Pour vous éviter ou limiter les accrocs, il est conseillé d’anticiper des mois à l’avance votre changement de bureaux. Prenez particulièrement le temps de vous renseigner sur les déménageurs à Liège qui pourront vous accompagner tout au long du processus. Pour vous aider, voici quelques conseils pour préparer au mieux votre déménagement.
Demander un devis à plusieurs sociétés de déménagement
La première chose à faire lorsque l’on prévoit de déménager des bureaux est de faire appel à des sociétés spécialisées. En effet, ces dernières sont habituées à ce genre d’opération et sont donc les mieux placées pour vous orienter quant à toutes les démarches à suivre. Il est à noter que les enseignes réellement spécialisées, comme ces déménageurs à Liège, ne s’occupent pas seulement du transport sur route des meubles, mais ont aussi pour tâches de les démonter, les emballer et de les remonter. Certaines enseignes mettent également un service spécial à disposition de leurs clients afin d’accompagner ces derniers concernant les différentes formalités administratives.
Pour bénéficier des meilleurs tarifs, il est recommandé de prospecter au moins deux mois à l’avance auprès des sociétés de déménagement. De cette manière, vous pourrez faire jouer la concurrence et optimiser les coûts. Les devis que vous transmettront les enseignes, comme les déménageurs à Liège, incluront notamment le remontage des meubles, le prix de tous les cartons nécessaires au déménagement, l’emballage et le déballage des objets classés fragiles ainsi que le chargement et le déchargement des bureaux.
Plus vous vous y prenez tôt dans le démarchage, plus vous aurez du temps pour le processus de sélection et plus les sociétés de déménagement ont des chances de revoir leurs tarifications à la baisse. En effet, ces dernières savent qu’elles sont en concurrence et elles pourraient ainsi réduire leurs factures pour décrocher le contrat.
Faire la liste et le tri de tout le matériel
Réaliser un inventaire et faire le tri est une étape importante lorsque l’on décide de déménager ses bureaux. Tout comme faire appel à une société spécialisée, il est également conseillé d’effectuer cette tâche le plus tôt possible. Identifiez les affaires que vous allez emporter dans vos nouveaux locaux, archivez celles que vous ne souhaitez pas emmener, mais dont vous pourrez toujours avoir besoin, et jetez celles qui ne vous seront plus d’aucunes utilité.
Concernant votre mobilier et votre matériel informatique, s’ils sont toujours en bon état, mais que vous n’en avez pas besoin dans vos nouveaux locaux, il est conseillé de ne pas les jeter, mais plutôt de les emmagasiner dans un entrepôt de stockage. On ne sait jamais, peut-être qu’ils pourront encore vous servir. Mais si cela ne vous arrange pas, vous pouvez aussi vendre ces affaires. Si vous choisissez la deuxième option, assurez-vous que vos disques durs ont bien été totalement formatés. Dans le cas où vos meubles et vos appareils informatiques ne sont plus utilisables, référez-en à vos déménageurs à Liège. C’est en effet l’une des responsabilités de ces derniers de se charger de la destruction ou du recyclage de vos affaires défectueux. N’oubliez pas de leur demander le document certifiant que vos meubles et vos appareils électroniques ont bien été détruits ou recyclés.
Impliquer l’ensemble des salariés
Le déménagement des bureaux est un changement radical pour les salariés d’une entreprise. Certains pourraient y être favorables tout comme d’autres pourraient y être réfractaires. Cependant, un chef d’entreprise n’est pas légalement tenu de communiquer cette information à l’intégralité de ses employés, il est uniquement obligé d’en informer les représentants du personnel, au moins trois mois à l’avance. Toutefois, les déménageurs à Liège recommandent vivement de mettre au parfum tous les salariés afin d’organiser au mieux les changements de locaux. Ces professionnels rajoutent que la communication et la transparence permettent d’éviter de créer des tensions en interne.
Il est même recommandé d’impliquer l’ensemble des employés dans toutes les étapes du déménagement. Le chef d’entreprise peut par exemple constituer plusieurs équipes et confier des tâches spécifiques à chacune d’entre elles. Comme le rappellent les déménageurs à Liège, le déménagement des bureaux est une procédure collective et nécessite que tout le monde soit impliqué.
Une fois que le chef d’entreprise a trouvé les nouveaux locaux, il leur est aussi conseillé de prendre le temps d’écouter les remarques de ses salariés sur les possibles remaniements à effectuer. De cette manière, ils se sentiront d’autant plus impliqués et estimés par leur employeur. Qui plus est, écouter ces remarques et instaurer les changements en conséquence permettront d’avoir d’emblée une atmosphère de travail positive dans les nouveaux locaux, une chose très rare lors des déménagements.
Les tâches administratives essentielles à effectuer
L’un des points les plus contraignants lors d’un déménagement de bureaux est la paperasse. En effet, vous aurez à vous occuper d’innombrables tâches administratives et légales. Il y en a tellement qu’il arrive souvent que les chefs d’entreprise en oublient certaines. Mais pour vous aider, voici les tâches essentielles à effectuer lors d’un déménagement.
Veillez d’abord à changer l’immatriculation et le Kbis de votre entreprise avec vos nouvelles coordonnées. Cette procédure est d’autant plus importante si ce sont les bureaux du siège social de la société qui sont déplacés. Le chef d’entreprise sera aussi légalement tenu de publier une annonce dans un journal habilité, après dépôt auprès du greffe de tribunal de commerce.
Informez ensuite votre opérateur téléphonique et votre fournisseur internet pour les alerter du changement de locaux. Vous aurez peut-être à changer vos numéros de téléphone au bureau. Si c’est le cas, vous devrez notifier ce changement de numéros, ainsi que le changement d’adresse, à divers organismes, notamment le centre d’impôts, l’URSSAF ou encore la Poste.
Vous l’aurez compris, les procédures administratives et légales dont vous devrez vous occuper sont parfois complexes. C’est pourquoi il est chaudement recommandé de vous faire accompagner par un professionnel du déménagement comme les déménageurs à Liège. Ces sociétés sont tellement habituées à effectuer ce genre de besognes, que s’occuper de ces formalités administratives leur sera aussi facile que tartiner une biscotte.
Faire l’état des lieux des anciens et des nouveaux bureaux
Avant de vous installer définitivement dans vos nouveaux bureaux, il ne faut pas oublier de faire l’état des lieux de vos anciens locaux. En effet, les déménageurs à Liège soulignent que vous avez encore certaines obligations vis-à-vis de votre ancien bailleur. Lorsque vous rendez vos anciens bureaux, veillez ainsi à procéder à une inspection des lieux pour voir si ces derniers respectent bien l’obligation du bail commercial. Pour cela, après avoir évacué tout le mobilier, nettoyez scrupuleusement vos anciens bureaux, cela aide pour déceler les éventuelles dégradations. Si des dommages sont relevés, vous aurez à les réparer, sous peine de verser de lourdes compensations à votre ancien bailleur.
De même, avant de poser définitivement vos valises dans vos nouveaux locaux, procédez aussi à une minutieuse inspection des lieux. N’hésitez pas à tout passer au peigne fin, des branchements électriques à l’approvisionnement d’eau. Si vous repérez des éléments défectueux, informez-en votre nouveau bailleur pour qu’il puisse procéder aux réparations adéquates.
Dernier détail avant de finaliser votre déménagement, demandez à vos salariés si leurs affaires n’ont pas été abimées lors du déménagement. Si des dégâts sont constatés, faites-en la liste et transmettez-la à votre déménageur. Il est important de vérifier rapidement si toutes les affaires sont intactes, car passé un délai de trois jours, vous n’aurez plus droit à une compensation si du matériel a été abimé durant le déménagement.
